רישיונות נדרשים להפעלת הקייטנות
רישיון משרד החינוך
1. תוכנית חינוכית – עליכם לפרט בטופס הבקשה מהי התוכנית החינוכית, מה הנושאים העיקריים של הקייטנה, להגיש פירוט של הפעילות לפי ימים ושעות.
2. כוח אדם – כמה אנשים בוגרים וצעירים יהיו ממונים על הילדים. כמה יעבדו עם כל קבוצת ילדים, מה גילם השכלתם והכשרתם של אנשי הצוות. בטופס צריך לפרט את שמותיהם, מס' ת.ז והשכלה, מין וכו'. על כל 25 חניכים צריך להיות מדריך בוגר מעל גיל 18 באופן כללי 50% מהצוות חייב להיות מעל גיל 18 .

רישיון מהרשות המקומית
במקביל לבקשת רישיון ממשרד החינוך עליכם לקבל רישיון מהרשות המקומית. כאן יבדקו את תקינות המבנים, ציוד כיבוי אש, את בטיחות החצר והמתקנים.

משרד הבריאות
יבדוק את מקום האחסון של המזון, צורת הגשת המזון, את השירותים ומספרם ביחס למספר המשתמשים. הם לא יפסר ולכם בדיחות קורעות אף פעם.
מאחר שקבלת כל אישור כזה לוקח זמן, כדאי להתחיל את התהליכים מאיסוף כל העלויות, מציאת מקום וקבלת הרישיונות כבר בתחילת שנת הלימודים שבסופה תרצו לערוך את הקייטנה.

ביטוח
לכל הקייטנות חייב להיות ביטוח צד ג'.
ביטוח חבות למדריכים.
רצוי ביטוח לציוד וביטוח אובדן הכנסות

החופש הגדול בפתח, אתם ההורים עובדים וצריכים למצוא תעסוקה לילדים. פעם היינו שולחים את הילדים לדודים בקיבוץ או שסבים וסבתות היו מתגייסים לשמור על הילדים, אבל הקיבוצים כבר מזמן מופרטים והסבים והסבתות של היום עדיין עובדים ויש להם חיים פעילים משל עצמם. אז אין ברירה צריך למצוא להם קייטנה. אבל איך בוחרים מבין המבחר העצום של הקייטנות?
ובכן, לפניכם מספר עצות שימושיות לבחירת קייטנה.
תקציב – ראשית תשבו ותבדקו מה התקציב שלכם כי תמיד כסף זה הדבר הכי חשוב. יש הבדל גדול במחיר בין קייטנה עירונית או קייטנה במתנ"ס לבין שלל הקייטנות הפרטיות.
אם אתם צריכים לילדכם מסגרת מעבר שלושה שבועות, יש אפשרות לשלב בין קייטנה עירונית וקייטנה פרטית שנמשכת שבוע עד 10 ימים.

התאמת קייטנה – חישבו מה ישמח את ילדיכם. האם קייטנת ספורט, אולי אומנות על כל תחומיה? או קייטנת מוסיקה, ילדיכם מחונן טוב במדעים? בכל רחבי הארץ תמצאו קייטנות מדע וטבע.
ברוב הרשויות המקומיות יש בשנים האחרונות קייטנות שמתמקדות בנושא מסוים ומתמחות בהפעלת ילדים סביב נושא הקייטנה.
קייטנות לגיל הגן – ילדים בגיל הגן כדאי לרשום לקייטנה בגן שלהם. המקום המוכר להם והחברים שהם מכירים ישרו עליהם הרגשת ביטחון.
הפעילות החופשית יותר כמו יום מים או ליצן שיבוא לגן יגרום להם הרבה שמחה בסביבה המוכרת.
אפשריות בחירה – ילדים מכתה א' עד כיתה ד' ישמחו מאוד עם כל פעילות כיף. אבל אם יש לכם אפשרות לתת להם לבחור כדאי שתשבו יחד איתם ותנו להם לבחור אבל לא יותר מ- 2 עד 3 אפשרויות בחירה. מעבר לכך זה יבלבל אותם ויקשה עליהם את הבחירה.
נקודות שיש לבדוק – לפני הרשמה לכל קייטנה אבל בעיקר בקייטנות פרטיות:
1. התנאים הפיזיים שהילדים ישהו בהם. גודל המקום, אם הקייטנה תתקיים במבנה או בשטח פתוח, אם בשטח פתוח, הא יש מספיק צל, ברזי מים ושירותים נקיים.
2. כמה ילדים יהיו בכל קבוצת גיל. כמה מדריכים לכל קבוצה.
3. האם למפעיל הקייטנה יש רישיון ממשרד החינוך ומהרשות המקומית.
4. האם יש למפעיל ביטוח צד ג',
5. כמה פעמים לאורך הקייטנה יצאו הילדים לבריכה ולאיזו בריכה.
6. איזה עוד פעילויות יהיו מחוץ לשטח הקייטנה.
7. אם תוגש לילדים ארוחה במשך שעות הפעילות, באיזה תנאים המזון מאוחסן.
אל תתביישו להיות "נודניקים", כך תדעו שהילדים נמצאים במקום בטוח שיגרום להם הנאה ולכם יהיה ראש שקט.

כל מי שרוצה להפעיל קייטנות צריך לקבל רישיון הפעלה מכמה גופים. גם אם יש לכם בית בכפר עם בריכה פרטית ושטח גדול עדיין כדי להפעיל קייטנה מסודרת אתם חייבים לקבל רישיון. אבל בזה לא נגמרת עבודת ההכנה. צריך לקבץ נבחרת של אנשים שיפעילו את הילדים, צריך מדריכים ועוזרי מדריכים, צריך לקנות חומרים, להיות בקשר עם ספקים בתחומים שונים והדבר החשוב ביותר – ביטוח! בהמשך נפרט את את כל התהליכים הנדרשים כדי להגיע לרגע שבו תקבלו את הילדים הנרגשים שמחכים להעביר את ימי החופש הגדול בכיף.

כדי להפעיל קייטנה צריך להתחיל חודשים רבים לפני חודש יולי. בשנים האחרונות יש נטייה לתת לכל קייטנה אופי מיוחד וספציפי. כלומר קייטנה סביב נושא. יופי, עלה לכם בראש רעיון מצוין, להפעיל קייטנה אומנות.
אתם טובים בעבודה עם ילדים יש לכם כשרון לציור ופיסול בחומרים שונים והחלטתם שאתם רוצים להפעיל בקיץ הקרוב קייטנה לילדים מכתה א' ועד כתה ו'. ראשית אתם צריכים למצוא מקום מתאים לאכלס את הילדים. אחר כך לבדוק מחירים של חומרים, מזון, הסעות, שכר מורים ומדריכים ומחירי הביטוח. כשיש בידכם את הנתונים, צריך לעשות תחשיב כמה עליכם לגבות מההורים עבור כל ילד כך שיישאר בידכם רווח. ואז להתחיל את המרוץ להשגת הרישיונות ממשרד החינוך, משרד הבריאות והרשות המקומית.